Newsflash
| 02.02.2005 | Änderungen in der DIN 5008 - Das Anschriftenfeld |
| 29.10.2004 | Recht: Unterlassungserklärung nach altem Wettbewerbsrecht jetzt kündigen |
| 24.09.2004 | Änderungen in der DIN 5008 |
| 24.09.2004 | Die 9 peinlichsten Korrespondezfloskeln |
Änderungen in der DIN 5008
Es ist mal wieder soweit: Der im November 2001 veröffentlichten Fassung der DIN 5008 drohen ein paar Änderungen.
Leerzeilen im Anschriftenfeld sollen wegfallen
Dass im Anschriftenfeld auf die Leerzeile nach der Straße verzichtet werden kann, aber nicht muss, ist ja schon länger bekannt. Nun soll wohl die Leerzeile endgültig wegfallen.
Hintergrund dieser Änderung ist vor allem das Bedürfnis, eine größere Zusatz- und Vermerkzone zu erhalten, die auch für die elektronische Freimachung reicht. Gleichzeitig soll der Wegfall der Leerzeilen im Anschriftenfeld der internationalen Vereinheitlichung und sicheren Maschinenlesbarkeit dienen. Ausländische Anschriften wurden ja schon immer ohne Leerzeile geschrieben.
Mit dem vorgeschlagenen generellen Wegfall von Leerzeilen im Anschriftenfeld kann die Zusatz- und Vermerkzone (Vorausverfügungen, Produkte, Freimachungsvermerke) auf drei Zeilen vergrößert werden – bisher waren es nur zwei Zeilen. Der Entwurf zur überarbeiteten DIN 5008 sagt sogar: Sollten die drei Zeilen nicht ausreichen, darf die Adresse bis auf eine Schriftgröße von Punkt 8 verkleinert werden.
Der Professor soll immer unmittelbar vor dem Namen stehen
Die bisherige Regelung war verwirrend: Handelt es sich bei dem Professor um eine Amtsbezeichnung, steht er hinter "Herrn", also in der Zeile über dem Namen. Handelt es sich um einen akademischen Grad, soll der Professor unmittelbar hinter dem Namen stehen. Der Entwurf sieht nun vor, dass "Prof." immer vor dem Namen steht.
Quelle: Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Die 9 peinlichsten Korrespondezfloskeln
Wie möchte Ihr Unternehmen nach außen hin wirken? Altmodisch, verstaubt und behäbig? Oder eher innovativ, dynamisch und vertrauenswürdig? Wenn Sie glauben, dass eher die letzten Eigenschaften der gewünschten (nicht der tatsächlichen) Corporate Identity entsprechen sollen, dann sollte jegliche Kommunikation nach außen diesen Anforderungen gerecht werden.
Da Sie auch mit Ihrer Geschäftskorrespondenz nach außen kommunizieren, prüfen Sie doch einmal, ob Ihre Briefe diesen Anforderungen entsprechen.
Hier finden Sie einige der peinlichsten und verstaubtesten Korrespondenzfloskeln zusammengestellt, die in zahlreichen Briefen immer wieder zu entdecken sind.
1. In der Anlage finden Sie...
Gemeint ist wohl, dass der Versender etwas mitgeschickt hat. Warum sagt er es dann nicht? Statt Klartext zu reden, gibt er dem Empfänger zu verstehen, dass das beigefügte Gut in der (Grün-) Anlage versteckt ist und "selbiger" sich jetzt auf die Suche machen muss. So machen Sie es besser:
* Den Prospekt habe ich Ihnen, wie versprochen, mitgeschickt.
* Die mitgeschickten Unterlagen informieren Sie über ...
* Sie erhalten ...
2. In vorstehender Angelegenheit...
Wie viel steht die Angelegenheit denn vor? Zentimeter oder gar mehr? Und "Angelegenheit" – ist das nicht ein klein wenig zu nüchtern ausgedrückt, um eine Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen? Streichen Sie diese und ähnliche Formulierungen ersatzlos. Sagen Sie einfach, worum es geht. Es ist doch offensichtlich, dass sich das, was Sie in Ihren Briefen schreiben, auf "vorstehende Angelegenheiten" bezieht – auf was denn sonst?
3. Bezug nehmend auf Ihre freundliche Anfrage...
Ein Kunde hat um ein Angebot gebeten – so sieht also Ihr Einstiegssatz aus? Sollte der Kunde sich noch an andere Unternehmen "zwecks Angebotserstellung" gewandt und er von diesen einen pfiffigeren Antwortbrief erhalten haben, wird der Kunde sicherlich das Angebot der Konkurrenz in Betracht ziehen.
Glauben Sie, dass sich Ihr Angebot besonders interessant macht oder Sie außergewöhnliche Kompetenz dadurch ausdrücken? Nein, denn die "Wischi-waschi-Formulierung" wird überlesen und es geht nur noch um den Preis.
Es geht doch sowieso nur um den Preis, sagen Sie? Nicht immer... Wenn ein Anbieter im Preis höher liegt als sein Mitbewerber, er aber kompetent, vertrauenswürdig und verlässlich auftritt, so sind nicht wenige bereit, mehr Geld zu bezahlen. Wenn Sie das nicht überzeugt, dann hilft vielleicht folgendes Argument: Es schadet nicht, wenn Sie zu alternativen Einstiegsformulierungen bei Angeboten greifen.
Beispiele:
* Wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung der/des "Unternehmensname" im Bereich XY setzen.
* Unser Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen erstellt.
* Vielen Dank für Ihr Vertrauen: Wir haben Ihnen ein Angebot erstellt, das Ihren Wünschen und Anforderungen entsprechend erstellt wurde.
4. In vorbezeichneter Angelegenheit nehmen wir Bezug auf Ihr Schreiben vom... und nehmen dazu wie folgt Stellung...
Würden Sie so sprechen, wenn Sie jemand um Ihre Meinung bitten würde? Beziehen und bedanken Sie sich sogleich. Kommen Sie sofort zur Sache. Sprechen Sie die "Angelegenheit" direkt an.
5. Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen heute
So würden Sie nicht reden, oder? Dann schreiben Sie es auch nicht. Was ist das überhaupt für eine Formulierung "freundliche Kenntnisnahme"? Und warum "übersenden" Sie statt zu "senden" oder zu "schicken"? Und besser wäre, Sie schrieben "Sie erhalten" statt "wir senden". So machen Sie es besser:
* Sie erhalten heute unseren aktuellen Prospekt.
* Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen.
6. Für heute verbleiben wir höflich
Wo und wie verbleiben Sie genau? Und Sie halten sich selbst für höflich? Wie unaufdringlich! Diese Formulierung könnte verstaubter und altmodischer nicht sein. Bitte beenden Sie Ihren Brief mit einem Punkt und lassen Sie die Grußformel nicht mit einfließen. Dieser Satz existiert nur, weil man häufig meint, noch irgendetwas schreiben zu müssen. Stimmt aber nicht.
Tipp: Beenden Sie Ihren Brief mit einem freundlichen Satz, der nichts mit "verbleiben" zu tun hat. Dieser Satz kann aber sehr individuell sein und lauten: "Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzurufen." oder "Viel Erfolg!".
7. In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben
... und Ihnen bald die Füße küssen zu dürfen? Merke: Höflichkeit hat nichts mit Unterwürfigkeit aus Kaisers Zeiten zu tun. Hören Sie auf zu dienen. Helfen Sie bei Fragen weiter und unterstützen Sie. Beispiele:
* Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Birgit Müller an, sie hilft Ihnen gerne weiter.
* Wenn Sie noch Wünsche oder Anregungen haben, helfe ich Ihnen gern weiter.
8. Herr XY steht Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.
Hmmm! Das macht Appetit auf mehr! Wie persönlich denn genau? Oder ist das nicht gemeint? Hilft er mir eventuell nur weiter, wenn ich Fragen zu der im Brief geschilderten "Angelegenheit" habe oder geht der Kundenservice ein Stück weiter? Die Erwartungen des Lesers, die durch eine solche Formulierung geweckt werden, entsprechen sicher nicht den Vorstellungen des Herrn XY.
Niemand steht irgendjemand zur Verfügung – und schon gar nicht persönlich oder besser noch "jeder Zeit". So machen Sie es besser:
* Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen Herr XY gern weiter.
* Wenn Sie Fragen haben, berät Herr XY Sie gern.
9. Die uns freundlicherweise überlassenen Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück
Ganz schön brutal. Waren die Unterlagen eine solch große Last? Haben sie gar Schmerzen verursacht oder war es einfach nur unangenehm für Sie, dass Sie sie so lange aufbewahren mussten? So haben Sie es nicht gemeint? Genau das signalisieren Sie mit dieser Formulierung! Besser Sie schreiben: Sie erhalten heute Ihre Unterlagen zurück.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einige der verstaubten Formulierungen verwenden, ist sofortiges Handeln erforderlich. Bringen Sie die Korrespondenz in Ihrem Unternehmen auf einen aktuelleren Stand. Ihre Kunden danken es Ihnen.
Quelle: Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Unterlassungserklärung jetzt kündigen...
Durch das neue Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) sind nun einige Werbemaßnahmen erlaubt, die früher verboten waren. Wenn Sie aber noch nach altem Recht eine Abmahnung erhalten haben und eine Unterlassungserklärung abgegeben haben, ist diese jetzt nicht automatisch unwirksam. Verstoßen Sie gegen die Erklärung, drohen Ihnen weiterhin hohe Bußgelder.
So gehen Sie richtig vor: Prüfen Sie, ob die abgemahnte Werbung nach heutigem Recht erlaubt ist. Wenn ja, kündigen Sie Ihre Unterlassungserklärung. Die schriftliche Kündigung senden Sie per Einschreiben zusammen mit einer Kopie der Unterlassungserklärung an denjenigen, der Sie seinerzeit abgemahnt hat.
Musterformulierung für die Kündigung einer Unterlassungserklärung
Hiermit kündige ich die von der ... (Name) gegenüber ...(Name des Adressaten der Erklärung) am ... (Datum) abgegebene Unterlassungserklärung aus wichtigem Grund. Die Grundlage für die Unterlassungserklärung ist mit Inkrafttreten der UWG-Reform zum 8.7.2004 entfallen. Die zu unterlassende Handlung ist nach dem UWG jetzt zulässig. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt der Kündigung bis zum … (Datum)
Änderungen in der DIN 5008
Das Anschriftenfeld - Er hat sich einiges geändert
Für das Anschriftenfeld wurde eine DIN-Überarbeitung nötig. Selbst die Deutsche Post AG wich in der Vergangenheit von der alten DIN-Vorschrift für das Anschriftenfeld ab. Deshalb entstand eine große Verunsicherung und der Normungsausschuss beschloss die Vorschriften für das Anschriftenfeld zu ändern.
Änderungen dank der Post AG
Die Deutsche Post AG - ebenfalls Mitglied des Normungsausschusses - forderte ihre Kunden auf, auf die Leerzeile über der Ortsangabe zu verzichten, damit im Sichtfenster eines Fensterumschlags genug Platz für die elektronische Frankierung bleiben sollte. Miserables Timing - da war die neue DIN-Fassung für das Anschriftfeld nämlich schon fast gedruckt.
Es reichte zeitlich nur noch für die Fußnote: "Im Hinblick auf die Möglichkeit der PC-Frankierung kann - gemäss Deutscher Post AG - auf Leerzeilen innerhalb des Anschriftenfeldes verzichtet werden." Mit diesem Provisorium wollte sich der Normungsausschuss Bürowesen aber nicht zufrieden geben. Daher ist die DIN 5008 für das Anschriftenfeld schon jetzt wieder überarbeitet worden.
Nach der jetzt gültigen Fassung muss das Anschrift
Beispiel für ein korrektes Anschriftenfeld:
Absenderangabe
Auf Ihrem Briefbogen taucht die Absenderangabe nicht im Briefkopf auf? Dann drucken Sie sie in der Zeile unmittelbar darunter. Das ist die Zeile über dem Anschriftenfeld. DIN 676 empfiehlt dafür die Schriftgröße 6 Punkt.
Erst nach dieser Absenderzeile beginnt das eigentliche Anschriftfeld. Das Anschriftenfeld besteht jetzt also aus einem dreizeiligen Feld für Zusätze und Vermerke und aus einem sechszeiligen Feld für die Anschrift des Empfängers.
Quellenangabe: Eigentümer dieser Meldung ist der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG.
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